업무 자동화를 위한 GPTs 만드는 방법｜지침 설정과 프롬프트 실전 가이드

GPTs가 어렵게 느껴졌다면 이 글부터 확인하세요. ChatGPT에서 GPTs를 만드는 전체 과정과 업무용 지침 작성법, 프롬프트 활용 공식까지 한 번에 정리했습니다.

GPTs는 언제 쓰면 효과적일까?

ChatGPT를 쓰다 보면 이런 순간이 옵니다.
“이 말 또 설명해야 하네…”
“매번 비슷한 답을 다시 써야 하나?”

이럴 때 필요한 기능이 바로 GPTs예요.
GPTs는 반복되는 작업의 기준을 미리 정리해두는 용도로 가장 효과적입니다.

이 글에서는
✔ GPTs가 어떤 작업에 잘 맞는지
✔ 반복 작업 기준을 어떻게 정리하면 좋은지
✔ 실제로 어떤 식으로 활용하면 되는지
를 차근차근 정리해볼게요.

ChatGPT 기능이 헷갈린다면,
GPTs와 프로젝트 차이부터 먼저 정리해보세요.
어떤 상황에 어떤 기능을 써야 하는지 기준을 잡아두면 이후 활용이 훨씬 수월해집니다.

👉 GPTs와 ChatGPT 프로젝트 차이점｜헷갈리는 기능 한눈에 정리

GPTs와 ChatGPT 프로젝트 차이점｜헷갈리는 기능 한눈에 정리

 

 1. GPTs 만드는 방법

앞에서 GPTs가 “반복 작업 기준을 미리 정해두는 ChatGPT”라는 이야기를 했죠.
그럼 이제 실제로 GPTs를 어디에서 만들고, 어떤 내용을 입력하면 되는지
차근차근 따라가 보겠습니다.

복잡해 보이지만, 흐름만 알면 생각보다 어렵지 않아요.
지금부터는 업무용 GPT를 만든다는 기준으로 설명해볼게요.

1️⃣ GPTs 만들기 화면, 어디로 들어가야 할까?

ChatGPT 첫 화면 기준으로 아래 순서대로 들어가면 됩니다.

• ChatGPT 로그인
• 왼쪽 사이드바에서 [GPT 탐색] 또는 [Explore] 클릭
• 상단 또는 우측에 있는 [만들기(Create)] 버튼 선택

👉 이 화면이 GPTs 제작의 시작점입니다.

2️⃣ GPTs 구성 기본 내용 입력｜이름과 설명

① GPTs 이름은 이렇게 정리하세요

이름은 “무슨 일을 시키는 GPT인지”가 바로 보이게 짓는 게 좋아요.

• 업무 요약 GPT
• 회의 정리·보고서 작성 GPT
• 반복 안내문 작성 GPT

② 설명(Description)은 한 줄이면 충분

설명은 길 필요 없습니다. 핵심만 적어주세요.

• 회의 내용을 정리해 핵심 요약과 실행 항목을 정리합니다.
• 반복되는 업무 문서를 일정한 형식으로 작성합니다.
• 안내문·공지·메일 초안을 자동으로 생성합니다.

3️⃣ 핵심 단계｜지침(Instructions) 작성법

GPTs를 제대로 쓰려면, 이 지침(Instructions) 단계가 가장 중요합니다.
여기에 업무 기준과 규칙을 미리 고정해두는 거예요.

지침에 꼭 들어가면 좋은 기본 구조

• 역할 : 이 GPT는 어떤 일을 하는지
• 목표 : 어떤 결과물을 만들어야 하는지
• 형식 : 문서 구조, 말투, 출력 방식
• 확인 질문 : 정보가 부족할 때 어떻게 할지
• 금지 사항 : 하지 말아야 할 표현이나 방식

업무용 지침 예시

너는 회사 업무를 정리해주는 업무 지원 GPT다.
회의 내용, 메모, 지시사항을 정리해 문서 형태로 출력한다.
결과물은 항상 제목 → 요약 → 상세 내용 → 실행 항목(To-do) 순서로 정리한다.
문장은 간결하게 작성하고, 불필요한 감정 표현은 사용하지 않는다.
정보가 부족하면 최대 3개까지만 확인 질문을 한 뒤 작성한다.
과장된 표현이나 광고성 문장은 사용하지 않는다.

👉 이렇게 해두면, 매번 같은 기준을 다시 설명하지 않아도 됩니다.

4️⃣ 나머지 설정은 어떤 역할일까?

GPTs를 만들다 보면 지침(Instructions) 아래에 여러 설정 항목이 더 보입니다.
처음엔 “이것도 꼭 설정해야 하나?” 헷갈릴 수 있지만,
각 항목의 역할만 이해해두면 언제 쓰면 되는지 판단하기 쉬워요.

① 대화 스타터(Chat Starters)

대화 스타터는 GPT를 처음 열었을 때, 사용자가 바로 눌러볼 수 있는 예시 질문 버튼을 의미합니다.

예를 들어 “회의 메모 정리해줘”, “업무 보고서 만들어줘” 같은 문구가 버튼 형태로 미리 표시되는 기능이에요.

 

언제 쓰면 좋을까?

• 여러 사람이 함께 사용하는 GPT일 때
• GPT 사용 목적을 빠르게 안내하고 싶을 때

개인 업무용으로 쓰는 GPT라면 필수는 아니지만,
자주 쓰는 요청이 있다면 간단한 안내용으로 활용할 수 있습니다.

② 지식(Knowledge) 파일 업로드

지식 항목은 GPT가 항상 참고해야 할 고정 자료를 업로드하는 공간입니다.
PDF, 문서 파일 등을 올려두면 GPT가 답변할 때 해당 내용을 기반으로 작업합니다.

 

언제 쓰면 좋을까?

• 회사 내부 양식, 매뉴얼이 정해져 있을 때
• 항상 같은 규정·정책을 기준으로 답해야 할 때
• 반복적으로 참조해야 하는 자료가 있을 때

단순 회의 정리나 메모 정리처럼,
매번 입력 내용이 달라지는 업무라면 굳이 사용할 필요는 없습니다.

③ 권장 모델 설정

권장 모델은 이 GPT를 사용할 때
어떤 ChatGPT 모델을 우선적으로 쓰게 할지 정하는 옵션입니다.

특별한 이유가 없다면 기본 설정 그대로 두는 것이 가장 무난합니다.

 

언제 설정을 고려할까?

• 특정 모델에서 결과가 더 안정적일 때
• 팀 단위로 동일한 환경을 맞추고 싶을 때

일반적인 업무용 GPT라면
사용자가 선택한 모델을 따르게 두어도 충분합니다.

④ 기능 설정 (웹 검색 · 이미지 생성 · 데이터 분석)

이 항목은 GPT가 사용할 수 있는 추가 기능을 선택하는 부분입니다.

• 웹 검색 : 최신 정보나 외부 자료가 필요할 때
• 이미지 생성 : 디자인, 시각 자료가 필요할 때
• 코드 인터프리터 및 데이터 분석 : 엑셀·CSV 분석이 필요할 때

업무 문서 정리, 회의 요약처럼
입력한 텍스트를 정리하는 목적이라면 필수는 아니지만,
업무 성격에 따라 선택적으로 활용할 수 있습니다.

⑤ 작업(Task)

작업 기능은 GPT에게 특정 자동화 작업을 시키기 위한 고급 설정입니다.
일반적인 문서 정리나 업무 보조 용도로는 거의 사용하지 않는 영역이에요.

단순 업무용 GPT를 만드는 단계라면
이 항목은 이해만 해두고 넘어가도 충분합니다.

 

정리하자면, GPTs를 만들 때 가장 중요한 건 지침(Instructions)이고,
나머지 설정들은 업무 환경과 사용 목적에 따라 선택적으로 활용하는 요소입니다.

처음부터 모든 기능을 채우려고 하기보다는,
필요해질 때 하나씩 추가하는 방식이 훨씬 효율적이에요.

2. 테스트 프롬프트 입력｜제대로 작동하는지 확인

저장했다면 바로 테스트해보세요.
처음부터 길게 쓰기보다는, 업무 상황을 간단히 전달하는 게 좋아요.

 

업무용 테스트 프롬프트 예시

회의 내용 요약해줘.
주제: 월간 마케팅 회의
참석자: 팀장 1명, 팀원 3명
핵심: 일정 조정, 예산 논의, 다음 액션 정리

 

결과가 마음에 들지 않는다면,
프롬프트를 늘리기보다 Instructions에 기준을 보완하는 방식이 더 안정적입니다.

 

3. 프롬프트를 잘 쓰는 공식｜업무용은 이 5가지만 기억하세요

GPTs를 만들어도, 입력을 어떻게 하느냐에 따라 결과는 달라집니다.
업무용 프롬프트는 아래 5가지만 챙기면 충분해요.

• 목적 : 무엇을 정리할지
• 상황 : 회의, 메모, 보고 등 맥락
• 정보 : 내가 가진 내용
• 형식 : 문서 구조
• 제약 : 분량, 말투, 금지 표현

프롬프트 예시 비교

 

❌ 나쁜 예

회의 정리해줘

⭕ 좋은 예

목적: 회의 정리
상황: 주간 업무 회의
정보: 일정 변경, 업무 분담 논의
형식: 요약 + 실행 항목
제약: 간결하게, 업무용 문서 톤

 

4. GPTs는 이렇게 쓰는 게 가장 현실적입니다

GPTs는 모든 업무를 대신해주는 도구라기보다는,
반복되는 업무 기준을 대신 기억해주는 도구에 가깝습니다.

• 초안·정리는 GPTs에게 맡기고
• 최종 판단과 수정은 사람이 하는 방식

이렇게 역할을 나누면,
업무 속도와 결과물 퀄리티를 모두 잡을 수 있어요.

 

5. GPTs를 만들었다면, 다음 단계는 프로젝트입니다

GPTs로 형식과 기준을 잡았다면,
그 다음에 궁금해지는 기능이 바로 ChatGPT 프로젝트입니다.

GPTs는 ‘어떻게 정리할지’를 정해주는 데 강하고,
프로젝트는 하나의 일을 처음부터 끝까지 이어서 관리하는 데 적합해요.

 

👉 다음 글에서는 ChatGPT 프로젝트를 업무 관리용으로 어떻게 활용하면 좋은지
실제 사용 흐름 기준으로 정리해볼게요.

 

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